DISPONIBILITÉ, SÉCURITÉ ET PÉRÉNITÉ DE VOS INFORMATIONS

Votre base documentaire comprend des informations sensibles qui, tout en répondant aux besoins de disponibilité et de mobilité, doivent être totalement sécurisées et confidentielles.

Cette double exigence est la raison d’être de notre infrastructure d’archivage qui combine l’expérience de nos experts techniques aux technologies les plus avancées pour vous fournir une garantie maximale et en constante adaptation à l’univers évolutif du SaaS.

Une architecture système éprouvée

Disponibilité, confidentialité, intégrité, traçabilité : Zeendoc assure la pérennité de vos informations. 

Ne perdez plus aucun document

Disponibilité

Le “Cloud” repose toujours sur des équipements (serveurs, réseaux, stockage) hébergés en Datacenters. Et tous les datacenters ne sont pas égaux. 

Un hébergement français : Iguane Solutions, un hébergeur 100% français et certifié, utilisant des serveurs français et sécurisés fonctionnant à l’énergie verte. Une manière de s’affranchir du cloud act et de garder ses données en France.

Une infrastructure multi-sites Pour rétablir plus rapidement vos services par rapport à une simple externalisation de vos sauvegardes, la mise en place d’une infrastructure multi-sites est nécessaire pour pallier la défaillance d’un datacenter en évitant toutes perturbations et en améliorant les temps de réponse. 

Données stockées en France et réparties de manière redondante en temps réel sur deux datacenters physiquement distants, dont les serveurs sont dédiés à Zeendoc et synchronisés. Cela permet de garantir une reprise efficace et accélérée de nos services et de votre activité (Plan de Continuité d’Activité/Plan de Reprise d’Activité) en cas d’incident critique ou de défaillance de notre datacenter principal.

Pour en savoir plus :

                                                              ⇒ Datacenter principal :  https://www.equinix.fr/data-centers/design/standards-compliance

                                                                                 ⇒ Datacenter secondaire : https://www.scaleway.com/en/about-us/

Green IT

Les engagements de notre datacenter principal

• Un engagement pour une énergie propre et renouvelable à 100% - pour alimenter notre plateforme mondiale de datacentres dont le taux actuel est de 92%

• Une électricité propre et renouvelable - 225 MW d'énergie éolienne et 38 MW d'énergie par pile à combustible sur site

• En France, nous sommes à 100% d’énergie renouvelable – Certificat Hydro origine FR

Equinix propose des déclarations d’énergie renouvelable basées sur les principes du Greenhouse Gas Protocol, ce qui permet à nos clients de mesurer la quantité de gaz à effet de serre non émis et la proportion de renouvelable dans la consommation d’énergie. 

⇒ Pour en savoir plus : https://www.equinix.fr/data-centers/design/green-data-centers

Confidentialité

• Accès et gestion des droits : Accès sécurisé, un identifiant et un mot de passe (complexité imposée) sont nécessaires pour se connecter à Zeendoc. Si une personne malveillante tente de se connecter au compte d’une autre personne, un email est envoyé automatiquement à la personne « attaquée » après trois échecs d’authentification. Après 3 tentatives infructueuses il faut attendre entre 15 à 30 secondes pour avoir à nouveau la possibilité de se connecter. Il faudra 5 minutes d’attente après 3 nouvelles tentatives supplémentaires. Les utilisateurs disposant des droits administrateurs peuvent gérer les personnes susceptibles d’accéder à leurs documents. En complément, au sein même de ces classeurs, ils peuvent gérer à la fois les fonctionnalités auxquelles ces personnes ont accès et les documents auxquels ils ont accès.

• Transferts des données sous canal sécurisé SSL : Dès la connexion, les communications entre le poste de l’utilisateur et les serveurs Zeendoc sont chiffrées au sein d’un tunnel SSL. Ce tunnel est fourni par le protocole HTTPS. C’est exactement le même protocole et le même niveau de sécurité que celui mis en place par les banques pour se connecter à leurs interfaces en ligne de gestion de comptes.

• Cryptage des documents stockés en AES (ISO/IEC 18033-3) : Les documents déposés sont chiffrés avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe est capable de déchiffrer le document.

Archiver, c'est prouver

INTÉGRITÉ

• Utilisation du format PDF/A (format PDF pérenne, normé et autonome) : Les documents déposés sont convertis dans le format actuellement considéré comme le plus pérenne, le format PDF/A. Les documents sont également conservés dans leur format originel au sein de Zeendoc, de manière à permettre de récupérer au besoin le document dans son format initial.

• Contrôle d’intégrité avant et après dépôt : Au moment du dépôt, une empreinte du document est calculée via le contrôle SHA3, puis enregistrée sur un support différent. Lorsqu’ils consultent un document archivé, les utilisateurs accèdent à une copie. Quelles que soient les actions qu’ils réalisent, l’original stocké au sein de Zeendoc n’est pas impacté.

• Contrôle d’intégrité régulier lors du stockage : Régulièrement, un contrôle d’intégrité est lancé sur les documents archivés : l’empreinte de chaque document est de nouveau calculée et comparée à celle que le document avait lors de son dépôt. En cas de perte d’intégrité, les administrateurs système sont immédiatement alertés, de manière à pouvoir traiter l’erreur, et récupérer éventuellement le fichier intègre depuis une sauvegarde.

• Stockage WORM (Write Once Read Many) : Cette technologie permet l'écriture de données mais ne permet pas la modification ou la suppression d’un document. Il est donc possible d'écrire une fois et de lire autant de fois que souhaité sans jamais pouvoir physiquement effacer ou modifier la donnée écrite.

TRAÇABILITÉ

• Horodatage indiquant la date et l’heure de dépôt du document dans Zeendoc.

• Journal système : Historique des événements système (Authentification, modification, droits, etc.).

• Journal documentaire : Historique des événements documentaires (dépôt, modifications d’index, téléchargement, consultation, etc.).

• Historique par document qui permet de consulter les actions réalisées sur le document depuis son dépôt.

Les solutions de Zeendoc

Qu'est-ce que la Dématérialisation des Factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les processus papier par un format électronique, permettant une gestion plus efficace et sécurisée des documents financiers.

Les Avantages de la Dématérialisation des Factures

Réduction des Coûts

La transition vers des factures électroniques réduit considérablement les coûts d'impression, d'envoi postal et de stockage.

Gain de Temps

La recherche et le tri des factures deviennent rapides et faciles, libérant du temps pour des tâches plus productives.

Sécurité Accrue

La dématérialisation des factures prévient la perte de documents et renforce la confidentialité grâce à des protocoles de sécurité numérique.

La dématérialisation des factures clients

Dans la sphère de la facturation client, la dématérialisation ouvre un monde d'opportunités et d'efficacité. Le système de GED Zeendoc transforme la manière dont les entreprises envoient, reçoivent et gèrent leurs factures.

Simplification du processus d'envoi

Chaque facture client générée est automatiquement numérisée, stockée de manière sécurisée et envoyée électroniquement, ce qui réduit les délais de règlement et améliore la gestion de trésorerie.

Suivi et relances automatisées

Les retards de paiement sont en net recul grâce aux outils de suivi et aux fonctionnalités de relance automatisée de Zeendoc, assurant une maîtrise accrue du cycle de vente.

Intégration avec les systèmes comptables

Zeendoc facilite l'intégration des factures électroniques dans les systèmes comptables existants, éliminant les saisies manuelles et les erreurs associées.

La dématérialisation des factures fournisseurs

Du côté des factures fournisseurs, la dématérialisation incarne une révolution dans le traitement des coûts opérationnels.

Réception et traitement automatisés

La réception des factures est centralisée. Fini le temps perdu à trier le courrier, Zeendoc catégorise et traite de manière automatisée chaque facture reçue.

Validation et paiement rapide

Les workflows personnalisables permettent une validation rapide et sécurisée, accélérant nettement le processus de paiement et améliorant les relations fournisseurs.

Archivage conforme et accessible

Un archivage structuré et conforme aux normes en vigueur garantit une récupération facile et sécurisée des documents fiscaux, réduisant les risques de non-conformité.

Quelques cas d'usages

La dématérialisation des factures se révèle être un atout dans de nombreux contextes professionnels.

Les entreprises à réseau étendu

Pour les entreprises ayant plusieurs filiales ou franchises, la centralisation des factures simplifie la gouvernance et la transparence financière au sein de la structure.

PME et gain de productivité

Les petites et moyennes entreprises voient leur productivité multipliée grâce à la réduction du temps consacré à la gestion des factures.

Grands comptes et conformité

Pour les grandes entreprises, la conformité fiscale et la traçabilité des documents sont des impératifs aisés à maintenir grâce à Zeendoc.

Zoom sur l'obligation de facturation électronique

dès 2026

L'obligation légale de passer à la facturation électronique pour toutes les entreprises sera effective en 2026, une transition pour laquelle Zeendoc se présente comme la solution idéale.

Préparation à la conformité réglementaire

Avec cette échéance en vue, anticiper les ajustements nécessaires pour se conformer aux nouvelles réglementations est essentiel pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les autoentrepreneurs. Zeendoc, en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD) historique et futur partenaire PDP, est la clé pour une transition en douceur.

L'importance du Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF (Portail Public de Facturation) s'affirme désormais comme un élément central de l'écosystème de facturation en France, prenant la relève de Chorus Pro. Avec cette évolution, Zeendoc s'engage à assurer une intégration sans faille avec le PPF, en promettant un processus de transition aussi fluide et efficace que celui que nos utilisateurs ont déjà expérimenté avec Chorus Pro. Cette compatibilité garantit que les entreprises pourront continuer à gérer leurs factures de manière optimale, sans interruption ni complication. En choisissant Zeendoc pour votre gestion de facturation, vous optez pour une solution qui s'adapte aux évolutions du marché et répond aux exigences actuelles de la facturation électronique en France.

Adaptabilité et évolutivité

La facturation électronique connaît une évolution rapide, et face à cette réalité, Zeendoc se positionne comme une solution de premier plan. Offrant une plateforme adaptable et prête à répondre aux exigences changeantes, Zeendoc se distingue par sa capacité à anticiper et à s'adapter aux futures évolutions réglementaires. Pensée pour les entreprises soucieuses de rester à la pointe de la technologie et de la conformité, Zeendoc simplifie la gestion documentaire et optimise les processus de facturation, assurant ainsi une transition fluide vers le numérique

En conclusion, quelle que soit la taille ou le secteur d'activité de votre entreprise, la dématérialisation des factures via Zeendoc représente un gain en efficacité, en conformité et en durabilité. C'est une voie vers une gestion financière optimisée et respectueuse de l'environnement, parfaitement alignée avec les besoins actuels des entreprises et les exigences réglementaires de demain. Faites le choix de l'efficacité avec Zeendoc, et propulsez votre gestion de factures dans l'ère du numérique.

Retrouvez la documentation du produit dans l'onglet "Pièces Jointes"